Kupując samochód prywatnie kierujemy się emocjami, kupując samochód do firmy, powinniśmy kierować się chłodną kalkulacją i traktować go jako generujące koszty, niezbędne, narzędzie pracy. Wiedzą to duże firmy, które zatrudniają specjalistów zarządzających flotami. Warto brać z nich przykład.

Współczesne firmy potrzebują narządzi jakimi są komputer, smartfon czy samochód firmowy. O ile zakup dwóch pierwszych nie generuje specjalnych kosztów, o tyle zakup samochodów jest poważna inwestycją. Przed jej dokonaniem trzeba sobie odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Ile i komu

Podstawowe pytanie, na które musi odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorąca, zakładając oczywiście że samochody są mu niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy, brzmi; ilu aut potrzebujemy. Dokładnie trzeba się zastanowić, komu w firmie niezbędne będą samochody do wykonywania swoich obowiązków. Jeżeli wiemy ilu aut potrzebujemy, następne pytanie brzmi – jakich?

Tutaj zaczynają się poważne analizy. Oczywiście ile firm tyle potrzeb, ale spróbujmy wyszczególnić pewne brzegowe kryteria.

Przede wszystkim w jakim celu dokonujemy zakupu samochodu, i jak on będzie użytkowany. Jeżeli w mieście, warto rozważyć silniki benzynowe lub samochody hybrydowe;  jeżeli pracownik będzie pokonywał długie trasy, to lepiej sprawdzą się jednostki wysokoprężne. Wystarczy przeprowadzić prostą analizę ceny paliwa, rocznych przebiegów i średniego spalania. Wyliczenie pokaże nam czy warto dopłacić za samochód z silnikiem Diesla.

Pracownik głównie będzie jeździł sam, bez współpasażerów i ładunku, może być to mniejszy – czytaj tańszy samochód. W innym przypadku warto rozważyć auto większe w nadwoziu kombi. Korzystnym rozwiązaniem jest też zakup samochodu dostawczego, nawet nie przypisanego do konkretnego pracownika. Pozwoli nam to zaoszczędzić na przykład na dużych przesyłkach kurierskich. Trzeba dostosować zatem samochód do konkretnego stanowiska. Następnie odpowiedzmy sobie na pytanie, czy wybrać auta jednej czy wielu marek. Pierwsze rozwiązanie to korzyści w postaci większego rabatu wynikającego z liczby kupionych aut oraz uproszczoną procedurę serwisową. Wybór kilku marek pozwala lepiej zorientować się w zaletach poszczególnych marek i wyeliminować później te, które nie spełniły naszych oczekiwań.

Bez względu na jaki wariant i segment samochodów się zdecydujemy, zawsze priorytetem powinno być bezpieczeństwo pracowników. Dlatego samochody powinny mieć wszystkie dostępne w danym segmencie systemy podnoszące bezpieczeństwo. W tej dziedzinie nie szukamy oszczędności. Obecne przepisy regulują wyposażenie samochodu pod względem bezpieczeństwa, co powoduje, że samochody dostępne w Polsce są wyposażone na wysokim poziomie.

Marka

Wiemy ilu aut potrzebujemy, wiemy czy z silnikami wysokoprężnymi, benzynowymi czy hybrydowymi  i wiemy jakich segmentów powinny to być auta. Czas na wybór konkretnej marki. Tutaj najlepiej skorzystać z fachowej wiedzy, dostępnej na przykład na portalu fleet.com.pl. Musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim cenę samochodu, jednak nie chodzi tylko o kwotę jaką przyjdzie nam zapłacić w salonie.

Faktyczny koszt auta w firmie to nic innego, jak różnica między ceną jego zakupu i sprzedaży. Dlatego przede wszystkim zwróćmy uwagę na wartość rezydualną, czyli cenę, za którą sprzedamy ten samochód po okresie jego użytkowania (amortyzacji), czyli najczęściej po trzech latach. Samochód osobowy użytkowany dłużej na ogół zaczyna generować większe koszty. W przypadku samochodów dostawczych ten okres wynosi średnio pięć lat.

Tani w zakupie samochód może okazać się także bardzo tani podczas odsprzedaży. Decydując się na droższy model, może się okazać, że sprzedamy go za o wiele wyższą cenę. W efekcie jego koszt dla firmy będzie zdecydowanie niższy.

Trzeba również rozważyć takie zmienne, jak odległość i rozmieszczenie serwisów, koszty przeglądów, okresy międzyprzeglądowe, rankingi awaryjności takie jak DEKRA czy ADAC. Im dokładniej przeanalizujemy te zmienne przed zakupem, tym mniejsze koszty będą generowały samochody firmowe. Decydując się na konkretna markę warto wybrać się w listopadzie na targi motoryzacyjne, takie jak Fleet Market (www.fleetmarket.pl), gdzie będziemy mieli możliwość w jednym miejscu i czasie porównać niemal całą ofertę dostępnych modeli samochodów.

Finansowanie

Najprościej jest kupić samochód za gotówkę, jednak to znaczący koszt w budżecie każdej firmy. Możemy się zdecydować na kredyt, ale w przypadku firm, ta forma finansowania traci na znaczeniu. Bardzo dobrą opcją jest skorzystanie z narzędzi finansowych, takich jak leasing czy wynajem. Ponosimy koszt opłaty wstępnej, może być to z reguły od 1 do 45%, a pozostałą wartość rozbijamy na raty. W miesięcznej racie możemy zawrzeć ubezpieczenie, a coraz częściej także przeglądy okresowe. Inną formą finansowania, coraz popularniejszą wśród małych i średnich przedsiębiorców, jest wynajem samochodu. Firmy z sektora car fleet management mają bogata ofertę tego typu usług. Nie tylko sfinansują samochód, odbiorą go po zakończeniu kontraktu, będą dbały o przeglądy serwis, wymianę opon, ale także doradzą jaką markę wybrać.

To o czym powiedzieliśmy, to nawet nie wierzchołek góry lodowej. Co to jest TCO, FSL czy CFM? Gdzie ubezpieczyć auto firnowe, czy od każdego samochodu możemy odliczyć cały VAT, jaką kartę paliwową wybrać, czy serwisować samochody w ASO czy w serwisie niezależnym, jaką kartę paliwową wybrać, jak rozliczać przejazdy prywatne pracownika, jakie skutki niesie za sobą monitorowanie pojazdów?

Pytań, na które musi odpowiedzieć przedsiębiorca jest znacznie więcej, a wybór samochodów do firmy nie jest przecież jego głównym zajęciem.

Jeżeli szukacie samochodów do firmy lub macie w firmie samochody i chcecie obniżyć ich koszty? Poszukujecie odpowiedzi na postawione tu pytania, ale chcielibyście je uzyskać szybko i jednym miejscu?

Koniecznie należy odwiedzić targi Fleet Market, które odbędą się 22 listopada 2016 r. w warszawskim centrum EXPO XXI. Targi to najnowsze modele samochodów osobowych i dostawczych, premiery motoryzacyjne, wystawcy z branży paliwowej, finansowej, serwisowej, ubezpieczeniowej. Porady ekspertów, panele dyskusyjne i dostęp do praktycznej wiedzy.

Tomasz Siwiński

Zapraszamy!